En el caso de Perú, la Sunat
ha potenciado hasta ahora, fundamentalmente, la obligatoriedad de emisión en
formato electrónico, lo que ha creado una percepción equivocada en muchas
empresas, que piensan que sólo hay que utilizar la factura electrónica en
emisión.
La recepción de facturas en
papel conlleva una serie de problemas que complican enormemente el proceso.
La
solución pasa por apostar por un proyecto de recepción que
no solo elimine un circuito de tareas tan complejo, sino que suprima
completamente los errores asociados a factores humanos y aporte otra serie de
beneficios para la empresa, señala la firma Seres.
El
formato electrónico permite recibir las facturas en el formato correcto y con
la información necesaria que facilita su tramitación y contabilización interna
eficientemente.
Si la factura tiene todos
los datos necesarios, se deja pasar al proceso interno. En caso contrario, se
rechaza automáticamente. La clave consiste en recibir solamente facturas en
formato correcto, eliminando el esfuerzo interno innecesario derivado de
facturas incorrectas, que implica el trabajo de diversos departamentos, responsables,
etc.
La factura correcta llega
directamente a la persona o departamento de aprobación, agilizando los plazos
de gestión y creando un entorno de trabajo unificado y específico para cada
unidad que compra.
El proveedor sabrá al
momento cuál es el error o si está en tratamiento. Dispondrá también de acuse
de recibo electrónico que evita correos y llamadas futuras con el valor añadido
de aportarle la información que debe corregir para solucionar el rechazo.
Según Seres, si
aproximadamente el 43% de las facturas mal gestionadas se debe a errores
propios en la recepción, un proyecto de facturación electrónica permite
realizar un filtro previo automático de errores semánticos, sintácticos y de
negocio.
Así, el sistema desechará
las facturas que no contengan el RUC de emisor, que el importe tenga letras o
que no venga la referencia del pedido o el departamento de destino.
Adiós a tareas improductivas
Una vez eliminadas las
situaciones incorrectas en la recepción, la factura electrónica se integra
automáticamente en el programa de gestión corporativo, evitando la
manipulación, impresión, lectura y tecleo a mano de los datos.
Los datos de las facturas correctas
se incorporan automáticamente en los sistemas para su tratamiento y
contabilización interna.
Mecanizar datos es una tarea
poco productiva y, normalmente, se realiza con personal poco cualificado y poco
motivado, lo que favorece que se produzcan errores humanos en los datos
introducidos.
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